さようなら東京事業所、こんにちは新しい働き方～とある中小企業のリモートワーク化・デジタル化事例

2021-05-07 01:43

東京事業所（東京都千代田区）閉鎖

この度、当社東海電子は、東京事業所（東京都千代田区）を閉めることになりました。　

まことに残念ですが、この1年、コロナ禍において、営業活動の制限により業績に影響が出たこと、約30名もの社員が実質出社することがなかったこと、事業所がなくても営業及びサービスの維持の目処がたってきたことを受け、開発・営業部門を立川事業所に併合・移転することとしました。

本事業所は、その前の品川区五反田の事業所からの移転後、約３年にわたり

　Ⅰ　クラウド製品およびアルコール検知システムの開発部門　約１０名
　Ⅱ　IT点呼およびアルコール検知器の営業・サービス部門　約１０名
　Ⅲ　薬物検査・コンサルティングを行う事業開発部門　４名

この３つの機能を果たしておりました。

しかしながら、2020年２月頃から、開発部員は全員在宅勤務に切り替え、そして、2020年4月の緊急事態宣言を機に、在京事業所を中心に在宅を主とする勤務形態としました。この間、お客様にも相当なご迷惑をおかけすることが多々有り、誠に申し訳ありませんでした。

立川へ併合したけど・・こちらもほぼ無人事務所。

さて、この度、事業運営として、Ⅰ、Ⅱの機能・部署は、立川事業所に併合。
Ⅲの業務は、新事業会社「株式会社ネクストリンク」（所在地：東京都品川区大井）で2020年秋に新たなスタートを切りました。

ところが、移転・併合したとはいえ、実は、立川事業所側も東京にあり、感染症予防の観点から、昨年夏から、立川事業所もほぼ全員在宅勤務に切り替わっておりました。

ということで、併合前もあとも、実質、営業部門、営業企画部門、開発部門、総勢約40名は、引き続きテレワークを主とした勤務形態をとらせていただいております。

中小企業のIT化事例として

当社は従業員150名の、いち中小企業に過ぎません。一般的に、労働生産性を高め、ITを活用した業務効率化を進めないと、生き残ってはいけない規模と考えております。

もともとテレワークは3年前から部分的に制度として採用していました。社員の年齢構成から、お子さんのいる方、介護が必要となる親御さんのいる方が明らかに増えつつあり、社員がそれぞれのライフステージでいろいろな働き方を選択できるようにすべきと考えたからです。

在宅勤務が徐々に浸透しつつある中・・突如、コロナ禍に突入。
迷っている時間はなく、クラウド、PC、スマホ、いわゆるIT化・デジタル化を基本として、顧客対応を止めずに在宅化を一気にすすめることとなりました。もはや、完全に元にもどることはないだろうと考えました。

なにより、IT点呼を開発販売しているわけですから、自社がIT化していないと話になりません！（今さら！）

そんな思いでありました。

さて、以下は、在京勤務者完全テレワーク化にあたり、当社が突貫工事で導入したさまざまなIT機器・サービスです。
みなさま（お客様）は運輸業界、当社は製造業界、業種は違えど、同じくらいの企業規模の方も多いと思われます。
ですので、同じ悩みを抱えるいち中小企業同士、当社のテレワーク化の事例が、お客様の業務のIT化、リモート化のヒントになれば幸いです。

中小企業のITツール、いまや選ぶ側に。

業務ソフトやクラウドサービスは、以前はかなり高価なモノが多かったのですが、ITやクラウドサービス業界もプレイヤーが増えて競争が激しくなり、以前よりも価格がお手頃になっています。中小企業側が比較して選べる側になってきていると感じます。

基本、在宅勤務者全員にPC（ノート、業務によってはデスクトップPC)

コロナ禍の折り、ノートPCが一時期入手困難でした。
ですが、よく考えたら、完全在宅にしてしまえば、ノートPCよりも安くむしろ性能の高いデスクトップPCを支給する選択肢も出てきました。

在宅＝ノート　はもはやビフォーコロナ時代の産物かもしれません。

さて、扱うデータ（顧客データ・個人データ）の問題ですが、最近は、顧客データはデータセンターやクラウド上にありますし、作業ログの取れるセキュリティソフトもありますので、セキュリティを万全にして、迷わずPCを社員自宅へ配備しました。

ちなみに、テレビCMでもみかける
https://www.skyseaclientview.net/
は便利です。スマホ、PC、すべてのIT資産の稼働状況がわかります。
いまこうして記事を書いている場所も端末も、調査のためにどこのウェブサイトにアクセスしたかもログに残ります・・・。

基本、全員スマートフォン配備（外線も内線も使用）

スマートフォンは必須です。社員との緊急連絡用としてもさることながら、当社は業務開始前に「アルコールチェック」をする規則になっているため、当然スマホ対応アルコール検知器（ALC-MobileⅡ）とスマホはセットで配備。

最近は、顔認証機能もありますので、身替わり対策も万全です。

印刷が必要な場合、デスクトッププリンターを自宅に配備

最近はコンビニでも印刷できます。でもいちいちコンビニに行くわけにもいきません。その場で印刷したほうが作業性が高いときもあります。デスクトッププリンターも、安価でかつ高性能なものも多くなりました。必要に応じて社員自宅へ配備。

基本、全員モバイルルータを配備

テレワークNo1のマストアイテム。これがないと話になりません。
しかし、モバイルルータでは回線が不安定な場合があります。使用する業務アプリによっては太くて安定した回線が必要です。

社員や派遣会社とも話し合い、インターネットの回線を自宅に引いて貰ったりもしました。

全社員に、チャットサービス

以前は社内の連絡はメール中心でしたが、ビジネスチャットを社内連絡のメインにすることにしました。メールと比べて他部門会話や、外勤・内勤のやりとり等、レスポンスが明らかにあがりましたね・・。

PBXの廃止→クラウドコールセンターシステムへの切り替え

さようならPBX、しました。
設備投資で高額上位にくるのがPBXです。外線、内線網、「会社としての電話番号」維持のために必要でした。しかし、いまや、営業窓口やサポート窓口の電話番号は、クラウド上でソフトウェアで電話受付が可能で、CTIも以前ほど高価ではなくなりました。
PBXから決別できたことはコスト削減的にも大きく、新たな顧客サービスの原資にもなりました。